如果以节省办公室的辅助性开支为代价来支付增设销售人员所需的大笔开支，则不能不说是一种小事精明、大事糊涂的行为。在真正拿到一个会议之前，销售工作很可能需要一个漫长的过程，而且销售人员必须不断地与会议策划人进行接触。面对现今销售拜访的高额成本，由受过良好训练的文员进行系列的信函和电话追踪是至关重要的。文员还要妥善保留客户的会议记录、人员变动以及其他有助于销售的信息。
四、酒店地区销售办公室
     酒店连锁经营在会议市场中是很有效率的一种机构类型，而且它们在这方面的作用会越来越明显。取得成功的原因之一便是除了安排专人负责酒店VI设计之外，还在地方销售办公室中设置公司销售员这一职位。公司销售员可以为集团内任何一家酒店招揽生意，这样的经营方法有很多的优势。
     

     首先，如果顾客在连锁集团内的一家酒店享受到优质服务并且办会成功，那么在筹备下一次会议时，他可能还会选择这家连锁集团的酒店。即使会议组织者为了吸引与会人员而在全国转换会址，他们还是可能会选择这家连锁酒店。其次，对于打算在全国各地安排数个类似会议的策划人而言，与单独一位销售员预订所有的会议要就简单容易得多。一旦销售人员与客户成交，选择其他会址就不成问题了。还有一个优势，当会议策划人无法在一家酒店订到某日的会议室时，连锁酒店可能会提供另一家酒店供会议使用，而独家酒店则会因无法满足这一条件而失去生意。